Logistiek bulkt van interessante data

We weten al jaren dat de logistieke keten als geen andere bedrijfstak bulkt van de data. Door het vele gebruik van systemen, van ERP, WMS, TMS tot planningssystemen, zien we transactionele data, stamdata en volop statusinformatie en timestamps van de gehele keten. Wat doen we met al deze data?

Het gros van de bedrijven werkt vooral met de periodieke standaard rapportages op deelprocessen om daarmee reactief de performance te evalueren en/of actielijsten te maken. In de praktijk wordt daarnaast nog steeds veel gebruik gemaakt van Excel om verschillende databronnen te combineren tot managementinformatie en om dagelijkse stuurinformatie te vergaren. Deze benadering kan redelijk goed werken maar is vaak arbeidsintensief, foutgevoelig en complex. De laatste jaren maken bedrijven in de logistieke keten meer en meer gebruik van de kracht van data. In de logistieke keten, waar de marges al klein zijn is het cruciaal dat de informatie uit de data wordt gehaald om de winstgevendheid op peil te houden, of zelfs te verbeteren, en toegevoegde waarde te bieden aan de klanten.

Descriptive Analytics

Descriptive analytics kijkt naar data en analyseert het verleden om inzichten te verkrijgen voor toekomstig handelen. Descriptive analytics kijkt naar historische performance en door het diepgaand analyseren van data naar oorzaken van succes en/of falen worden de achtergronden van performance begrepen. Descriptive analystics onderscheidt zich van andere vormen van analytics door meerdere onderlinge relaties tussen diverse databronnen en componenten te onderzoeken.

Hoe te starten met descriptive analytics?

Veel bedrijven in de logistiek willen vaak wel ‘iets’ met business intelligence en de uitgebreide data, maar weten vaak (nog) niet goed ‘hoe’ hier invulling aan te geven. Wij willen in dit artikel graag een 6-tal tips met u delen:

1. Denk procesgericht (en niet IT gericht)

Een gedegen kennis van logistieke processen zorgt dat de echte managementvraag beantwoord wordt. Dit gaat verder dan standaardrapportages. Vaak wordt vanuit het projectteam een inventarisatie van de wensen gemaakt zonder goed door te vragen en logistieke kennis te benutten. Met als gevolg dat de gemaakte rapportages en overzichten net niet voldoen voor de gebruikers en dan ook niet gebruikt worden. In Excel wordt vervolgens weer de oplossing gezocht. Maak van een Descriptive Analytics proces geen IT project, maar laat de business aan het roer!

2. Kijk integraal naar processen

Logistieke processen kennen enorm veel data, vaak beschikbaar vanuit vele verschillende systemen. Met de huidige technologie is het heel eenvoudig om al die databronnen te koppelen. Juist dan kun je integraal en ketenbreed processen inzichtelijk maken, van productie tot aan de klant. De term control tower wordt hiermee werkelijkheid. Zo genereren wij inzichten voor onze klanten waarbij de productie in Azië gekoppeld wordt aan de inhoud en de planning van de zeecontainers. Deze wordt dan weer gekoppeld aan de planning en performancemanagement van de fysieke operatie in Europa. Ketenbreed inzicht en kostenbesparingen worden hiermee realiteit.

3. Werk iteratief, gebruik korte sprints

Scrum en agile zijn termen die vaak voorbij komen als het gaat om het implementeren van IT oplossingen. Zeker in het Business Intelligence vakgebied is dit een zeer effectieve benadering. Dit vereist bij de start van het project het definiëren van de verschillende databronnen en de belangrijkste managementvragen die de opdrachtgever graag beantwoord zou zien. In enkele weken wordt vervolgens een eerste ruwe versie van het dashboard gemaakt en dat als input dient voor verdere discussie. Vaak verschaft deze eerste versie zoveel nieuwe inzichten dat we daarmee heel veel nieuwe mogelijkheden definiëren. In wekelijkse sprints wordt het dashboard verder ontwikkeld en gemiddeld na twee maanden is het dashboard doorontwikkeld en gereed voor gebruik in de operatie.

4. Gebruik zo gedetailleerd mogelijke data

Veel rapportages tonen alleen geaggregeerde data, terwijl juist in de details zoveel interessante gegevens opgeslagen liggen: The devil is in the detail. Aggregratie haalt de kracht uit de data! Als een rapport een Key Performance Indicator (KPI) oplevert, dan wilt u toch ook graag in één keer door om de onderliggende oorzaken in kaart te brengen en acties op te starten. Direct door naar de verbetering. Met intuïtieve dashboards is dat voor iedere manager een fluitje van een cent.

5. Gebruik onverwachte (open) data

Veel logistieke processen gebruiken data of zijn afhankelijk van data, die niet altijd in de gebruikelijke ERP, WMS of TMS systemen zijn opgeslagen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan rate cards van logistieke dienstverleners of seafreight timetables. In sommige sectoren is bijvoorbeeld het weerbericht een belangrijke factor voor planning van volumes en/of werkzaamheden. Deze informatie is tegenwoordig makkelijk, rechtstreeks, dagelijks en automatisch in te laden in een dashboard. Praktische toepassingen zijn bijvoorbeeld Cost-to-Serve dashboards waarin tarieven gecombineerd worden met transactionele data vanuit de ERP en transport systemen. Direct, dagelijks inzicht in de kosten per klant, product, transportlane, etc. En dus ook direct ingrijpen als de situatie daar om vraagt.

‘De laatste jaren maken bedrijven in de logistieke keten meer en meer gebruik van de kracht van data’

6. Gebruik Descriptive Analytics in uw accountmanagement proces

Een goed dashboard brengt structuur en balans in de periodieke besprekingen of in een contract review. De performance wordt fact-based besproken, waarbij achterliggende oorzaken direct getoond worden. De Plan Do Check Act (PDCA) loop komt hierdoor optimaal tot zijn recht. Juist de logistieke dienstverlener zit op een enorme bron aan data. Alle orders, van inbound, picking, packing, outbound tot en met shipping zijn inzichtelijk te maken inclusief alle timestamps, zoals scans, in de fysieke operatie. Daarnaast heeft de logistiek dienstverlener inzicht in alle voorraden en voorraadbewegingen. Een uitgelezen kans om als logistiek dienstverlener waarde toe te voegen aan de klant. Door dode voorraad te volgen, zinloze transacties in kaart te brengen werkt de logistiek dienstverlener samen met de opdrachtgeven aan kansen voor margeverbetering. Een must voor een goed continuous improvement proces.

Meer weten?

Benieuwd wat Business Analytics voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact op met Frank Rotteveel of Niels Veenman.

Dit artikel is eerder gepubliceerd in het Cargo Magazine, Editie winter 2017